Geschäftszahl: BMUKK-39.665/0001-Präs.4a/2009
SachbearbeiterIn: Gerhard Kosian
Abteilung: Präs.4a
gerhard.kosian@bmukk.gv.at
T +43 1 53120-4237
F +43 1 53120-814237

Energieverbrauchserfassung im Bundesbereich für das Jahr 2008, Bereich Unterricht und Kultur

Verteiler: VI
Sachgebiet: Schuleinrichtung, -ausstattung, -gebäudebetrieb
Inhalt: Energieverbrauchserfassung im Bundesbereich für das Jahr 2008
Geltung: Kalenderjahr 2009

Rundschreiben Nr. 4/2009

An alle Landesschulräte
(Stadtschulrat für Wien)

Wie in den Vorjahren ist auch für das Kalenderjahr 2008 der Energieverbrauch der Bundesverwaltung zu erheben. Ab dem Berichtsjahr 2002 übernimmt das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit die Erfassung und Auswertung des Energieverbrauches im Bundesbereich und stellt diese Tätigkeiten den Ressorts kostenlos als Serviceleistung zur Verfügung.

Um eine moderne Verwaltung (ELAK) zu gewährleisten, werden heuer wieder die Formulare für die Erfassung des Energieverbrauchs im Jahre 2008 mittels E-Mail den zuständigen SachbearbeiterInnen der Landesschulräte bzw. des Stadtschulrates für Wien übermittelt.

Es müssen nur die hellgrün unterlegten Felder des elektronischen Formulars ausgefüllt werden.

Auf folgende Punkte ist bitte besonders Bedacht zu nehmen:

1. Jede meldende Dienststelle hat das elektronische Formular
(08_Grundz_ObN_Schlkz.xls) des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur zu verwenden.

Abgespeichert wird diese Datei unter folgender Nomenklatur (bitte unbedingt einhalten):

08 (2-stellig) = bleibt gleich (=aktuelles Erhebungsjahr!) _
Grundz (6-stellig) = Grundzahl der Liegenschaft laut Liegenschaftsdatenbank des BMWA _
ObN (3-stellig) = Objektnummer des Gebäudes laut Liegenschaftsdatenbank des BMWA _
Schlkz (6-stellig) = Schulkennzahl des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur, also zum Beispiel:
08_610037_001_101016.xls
(sind etwaige Ziffern nicht vorhanden, wären entsprechend stellige Textkürzel zu verwenden!)

BITTE WEITERS BEACHTEN:

a) Der Sammelbogen kann auf Grund der EDV-mäßigen Erfassung entfallen.

b) Die Begründungen betreffend Kubaturänderungen bzw. des Minder- oder Mehrverbrauches müssen auf einer Begründungsliste gesammelt angeführt werden.

c) Von jeder Dienststelle muss für jedes separate Objekt (zum Beispiel Einmietung, dislozierte Klassen, Bauhof, etc.) eine eigene Excel-Datei (gemäß oben angeführter Nomenklatur) ausgefüllt werden, falls eigene Zähler vorhanden sind.

d) In der Excel-Datei müssen in der Spalte "Jahreskosten" die Jahreskosten in € (auf „Einer-Stelle“ gerundet, inkl. USt.) pro Energieträger angegeben werden (zum Beispiel: Fernwärme 180 MWh .......... € 10.052,-).

e) Verbindliche Vorgangsweise bzw. TERMINPLAN für eine effiziente EDV-Erfassung:

• Erhalt der Excel-Datei Anfang des Jahres 2009
• Aussendung der Excel-Datei im Februar 2009 an die Schulen
• Bis Anfang März 2009 müssen die Excel-Dateien an den Landesschulrat / Stadtschulrat für Wien von den Schulen zurückgesandt werden.
• Kontrolle durch Landesschulrat/Stadtschulrat für Wien auf Vollständigkeit (Kubatur, Verbrauch, KOSTEN, eventuell Mehr- Minderverbrauch)
• Falls nicht, sind Urgenzen sofort telefonisch durchzuführen!
• Sammlung aller Excel-Dateien und Gesamtübermittlung mittels .zip-File (zum Beispiel: „08EnergieBMUKKBurgenland.zip“)
• Bis spätestens 31. März 2009 an die jeweiligen Energiesonderbeauftragten.
  * Überprüfung der Daten auf Plausibilität (elektronische Unterschrift!)
  * Eventuell telefonische Rückfragen bei den Schulen (die betroffenen Schulen werden bei der Aufklärung ersucht, unbürokratisch mitzuwirken, um die straffe Termingestaltung einhalten zu können. Nur so kann eine rasche Energiekostenbudgetierung gewährleistet werden).

Rückübermittlung der Excel-Dateien (mittels .zip-File) durch die Energiesonderbeauftragten an den Landesschulrat/Stadtschulrat für Wien.

• Bis spätestens 29. Mai 2009 werden dann die Daten als Serviceleistung von den Energiesonderbeauftragten erfasst (GISY) und nach einer Zusammenfassung durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit dem Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur elektronisch zur Verfügung gestellt.
• Sind alle Daten mittels GISY dem Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur übermittelt worden, wird die Energiedatenbank des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur den Landesschulräten/Stadtschulrat für Wien zur Verfügung gestellt.

Diese Informationen dienen als Hilfestellung für eine rationelle Energiebewirtschaftung und bilden eine Grundlage für die finanzielle Mittelzuteilung einer möglichst autonomen Bewirtschaftung.

2. Sowohl der Begründungssammelbogen als auch die Excel-Dateien (mittels .zip-File) sind dem Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur, Abteilung Präs. 4a, z.H. Herrn ADir. Gerhard Kosian nach Prüfung durch die Energiesonderbeauftragten, bis spätestens 29. Mai 2009, wenn möglich mittels E-Mail (gerhard.kosian@bmukk.gv.at), sonst mittels Diskette, zu übermitteln.

3. Berichtsperiode ist ausnahmslos das Kalenderjahr 2008.

4. Für den Ressortbereich des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur kommt ausschließlich die Abteilung 80 (inklusive Bundesschülerheime) für die betriebssystematische Zuordnung in Frage.

5. Anmerkungen zum elektronischen Erhebungsformular:
a.) Die Kosten wären in Euro zu erfassen.
b.) Vor allem bei Bundesschulzentren bzw. Aufteilung der Dienststelle auf mehrere Objekte wäre der vereinbarte Aufteilungsschlüssel für das Jahr 2008 im Formular einzutragen, wenn die betroffenen Dienststellen nicht mittels eigenem Formular erfasst werden.
c.) Im Feld „Auskünfte erteilt“ wäre auch die E-Mail-Adresse des/r Bearbeiters/in anzuführen.

6. Das Gesamtausmaß des umbauten Raumes (Kubatur) per 31. Dezember 2007 bzw. 31. Dezember 2008 ist unbedingt anzugeben. Fehlende Kubaturdaten sollten erhoben und ergänzt werden.

7. Beim Ausfüllen der Formblätter ist auf die beim jeweiligen Energieträger angeführte Menge bzw. Einheit Bedacht zu nehmen. Es sind keine Kommastellen anzugeben.

Änderungen gegenüber dem Vorjahr (+/- 20 %) sind detailliert anzugeben (z.B. Schule XY, Umstellung von Ölbeheizung auf Fernwärme, Schule XY, Nichtverwendung von Werkstätten wegen Umbaus etc.).

8. Name, Adresse, Fernsprechnummer und E-Mail-Adresse des/r Sachbearbeiters/in sind anzuführen. Grundsätzlich hat jede Dienststelle, die die Bezahlung der Energierechnung vornimmt, die Meldung zu erstatten. In die Meldung nicht einzubeziehen sind vorschussweise für andere Bundesdienststellen vollzogene Rechnungen. Meldepflichtig ist hier die bevorschusste Dienststelle. Wenn von Dienststellen keine Meldungen vorzunehmen sind, da diese bereits bei anderen Meldungen einbezogen sind, ist eine Leermeldung unbedingt erforderlich und auf diesen Umstand hinzuweisen.

9. Bei angemieteten Räumlichkeiten ist der anteilige Energieverbrauch zu melden.

10. Die unter Punkt 1.e) vorgenommenen Terminfestlegungen sind von der Dienststelle verbindlich einzuhalten.

Nur durch eine qualitativ hoch stehende statistische Meldungspraxis kann eine rasche Energieausgabenbudgetierung gewährleistet werden.

Beilage (xls, 40 KB)

Wien, 29. Jänner 2009

Für die Bundesministerin:
SektChef Dr. Helmut Moser

Geändert am 04.02.2009